No webinar “Ações Após Comunicação ao COAF”, promovido pelo IPLD, especialistas discutiram um tema fundamental para profissionais de PLD-FTP: o que fazer após realizar comunicações de operações suspeitas ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF). O evento contou com a participação de Adilson Lobato, Diretor da AML Outsourcing, Gerson Romantini, Chefe de Divisão da Supervisão de PLD-FTP do Banco Central, e Gustavo Dias, Analista Técnico no Departamento de Supervisão Consolidada da Susep, reunindo mais de 700 profissionais do setor. Retroalimentação do Sistema de PLD Um dos principais temas abordados foi como utilizar as informações geradas nas comunicações ao COAF para aprimorar os processos internos de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD). Gerson Romantini destacou que uma comunicação representa uma oportunidade de reflexão sobre os processos da instituição: “Uma vez realizada a comunicação de um cliente ao COAF, surgem várias oportunidades para a instituição financeira. Uma delas diz respeito à avaliação interna de risco”. Ele enfatizou que a comunicação pode levar à reclassificação do cliente quanto ao seu risco: “Quando ocorre uma comunicação, surge uma oportunidade de reflexão sobre aquele cliente, para verificar se está adequadamente classificado quanto ao risco. Eventualmente, só o fato de ser comunicado, pelos critérios da instituição, vai fazer com que ele seja deslocado para uma outra categoria de risco”. Aprendizados a partir das comunicações Gustavo Dias complementou que as comunicações devem ser tratadas como lições aprendidas: “É muito importante que você tenha uma comunicação como lições aprendidas. E você acrescente essas lições do aprendizado. Fiz uma comunicação, então eu preciso analisá-la. Ali temos lições a serem apreendidas”. Ele também ressaltou a importância de incorporar essas experiências nos treinamentos da empresa: “Tem a questão também, que é muito importante e que também precisa ser levado em conta quando você tem comunicações, que é a parte do treinamento. Apresentar as situações encontradas reais, até para tornar mais palpável o que ela estava aprendendo ali naquele momento”. Monitoramento de parceiros e funcionários Um aspecto importante abordado durante o webinar foi a importância do monitoramento de parceiros de negócios, fornecedores e funcionários. Os painelistas destacaram que as instituições devem estar atentas a possíveis concentrações de comunicações relacionadas a clientes trazidos por determinados parceiros. Gerson Romantini explicou que a instituição precisa monitorar ativamente seus parceiros de negócio para identificar padrões suspeitos. Quando uma concentração anormal de comunicações ao COAF está vinculada a clientes de um determinado parceiro, isso pode indicar problemas que precisam ser investigados. Em casos onde se confirme que o parceiro está agindo deliberadamente contra as diretrizes da instituição, este também deve ser comunicado ao COAF. O mesmo princípio se aplica aos funcionários. Se um colaborador da instituição apresenta uma concentração incomum de clientes com operações suspeitas, isso pode sinalizar envolvimento em atividades ilícitas. As instituições devem implementar procedimentos cuidadosos, discretos, mas efetivos para avaliar esses possíveis envolvimentos. “Se, eventualmente, um funcionário da instituição está atrelado com uma concentração estranha de clientes que ele tem o relacionamento, e esses clientes têm uma proporção maior de comunicações ao COAF, ali também, de forma semelhante ao parceiro, aquele funcionário pode estar fazendo algo de ilícito”, afirmou Gerson Romantini. Encerramento de relacionamento com clientes comunicados Uma das questões mais debatidas durante o evento foi sobre a necessidade de encerrar relacionamentos comerciais com clientes comunicados ao COAF. Os especialistas esclareceram que, do ponto de vista regulatório, não existe obrigação expressa de encerramento. Romantini explicou que, sob a ótica da prevenção à lavagem de dinheiro, a instituição não tem obrigação de encerrar o relacionamento após realizar uma comunicação. Contudo, a instituição pode optar pelo encerramento como parte de sua gestão de risco de imagem, dependendo da gravidade da situação identificada. Gustavo Dias complementou que, no caso específico das seguradoras, existe uma complexidade adicional devido às restrições impostas pelo Código Civil e pelo Código de Defesa do Consumidor, que tornam o encerramento unilateral de contratos mais desafiador. Por isso, as seguradoras precisam desenvolver mecanismos prévios que permitam o encerramento em situações críticas. Comunicações recorrentes Outro tema importante discutido foi como lidar com comunicações recorrentes para o mesmo cliente. Os especialistas foram enfáticos ao esclarecer que não existe previsão normativa para acumular comunicações ou estender prazos. Gerson Romantini explicou que a norma estabelece prazos específicos: até 45 dias para gerar o alerta, mais 45 dias para analisar e decidir sobre a comunicação, e mais um dia para operacionalizar no sistema. Deixar de comunicar para acumular ocorrências por um período mais longo configura infração regulatória. Gustavo Dias acrescentou que, no caso das entidades reguladas pela Susep, embora os prazos específicos possam variar conforme o modelo de negócio da empresa, o princípio é o mesmo: uma vez identificada a necessidade de comunicação, esta deve ser realizada dentro dos prazos estabelecidos pela própria instituição em seus procedimentos internos. O webinar demonstrou claramente que as comunicações ao COAF não representam o fim do processo de PLD, mas uma oportunidade para aprimorar controles, reclassificar riscos e fortalecer todo o programa de prevenção à lavagem de dinheiro das instituições financeiras e demais entidades obrigadas.